Digitalisierung im Betrieb: Praktische Beispiele für mehr Effizienz

Digitalisierung klingt für viele kleine und mittlere Betriebe zunächst einmal fremd und sie lehnen es ab, ihre Zeit mit dem Thema zu verbringen. Zu neu und andersartig scheint dieser Ansatz zu sein, zu unüberschaubar die Konsequenzen: Blickt man sich in der „Generation X“ um (Jahrgang 1960-1980), dann ist die Liebe zum Papier groß. Auch auf der Führungsebene und in Zusammenhang mit literarischen Berufen hat Papier einen hohen Stellenwert.Was Schwarz auf Weiß auf Papier steht ist einprägsamer und verbindlicher – so die weit verbreitete Haltung.

Unübersehbar ist zudem, dass die Anzahl derjenigen, die in digitalen Berufen arbeiten, stetig ansteigt. Alleine zwischen 2008 und 2014 stieg die Zahl von 288.000 auf 460.000, wie die Ergebnisse der Marktforschungsstudie „Die digitale Wirtschaft in Zahlen“ belegen. Fakt ist, dass die Digitalisierung viele Vorteile bringt. Anhand von drei praktischen Beispielen zeigt dieser Beitrag, worin die Vorteile liegen.

Mailen statt Briefe per Post verschicken

Eine einfache, aber effektive Methode, Papier in einem Betrieb zu sparen ist, vermehrt aufs E-Mailing zu setzen. Das ist ein alter Hut und selbst Skeptiker können nicht abstreiten, dass die Digitalisierung an dieser Stelle gleich einen ganzen Strauß von Vorteilen bereithält:

• Papier fällt weitgehend weg. Das spart Papier- und Druckkosten, langfristig verschwinden Aktenberge und das Archiv wird weniger stark ausgelastet. Das wiederum senkt die Kosten im Bereich Anschaffung von Büromöbeln (Regalen) sowie Miete und Nebenkosten für das Archiv.
• Daten können direkt digital verwaltet werden (speichern, weiterleiten, kopieren et cetera). Das wiederum spart Zeit (= Geld), weil wesentlich weniger abzuheften ist.

Der WWF setzt sich aus Umweltschutzgründen ebenfalls vehement für Papiersparen ein und liefert wertvolle Hintergrundinformationen und Tipps, wie jeder einzelne seinen Beitrag dazu leisten kann.

Elektronisch checken statt Listen wälzen

Mitarbeiter, die mit einem Klemmbrett durch den Betrieb laufen und Waren von Hand zählen, sind fast vollständig von der Bildfläche verschwunden. Stattdessen nehmen elektronische Geräte den Warenbestand auf und gleichen die Informationen direkt mit dem Bestellwesen ab. Die Digitalisierung hat in Supermärkten und im Groß- und Einzelhandel schon längst Einzug gehalten und die Entwicklung geht immer weiter.

Am Beispiel eines Logistik-Unternehmens lässt sich erklären, wie effizient ein einzelnes Gerät sein kann:

Betriebe, deren Mitarbeiter regelmäßig zur Führerscheinkontrolle müssen, haben einen Fuhrparkverantwortlichen. Dieser musste bislang Listen führen, Wiedervorlagetermine in seinem Kalender eintragen und die Fahrer zur Kontrolle rufen. Diese Arbeitsweise ist zeitintensiv und erfordert einen hohen Verwaltungsaufwand. Die Lösung ist eine dezentrale elektronische Führerscheinkontrolle. Eine dezentrale elektronische Führerscheinkontrolle übernimmt einen Teil der Fuhrparkleiter-Aufgaben – und das funktioniert so:

Führerscheine erhalten einen Aufkleber mit einem Strichcode. Dahinter stecken relevante Daten wie zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Gültigkeit des Führerscheins, eingetragene Klassen und anderes mehr. Anhand der hinterlegten Daten löst das System Benachrichtigungen aus. Der Fahrer erhält entweder eine SMS aufs Handy oder eine E-Mail in sein Postfach. Er bekommt eine Vorgabe, in welchen Zeitraum er zur nächsten Führerscheinkontrolle erscheinen muss. Der große Vorteil ist, dass diese elektronische Kontrolle der Führerscheine nicht mehr zentral bei einem Fuhrparkverantwortlichen erfolgt, sondern dass sie an einer Tankstelle in Deutschland stattfinden kann. Davon gibt es mehr als 2.500 Anlaufstellen. Der Fuhrparkleiter erhält nur noch ein elektronisches Protokoll und kann solide Prüfintervalle rechtssicher abspeichern. Erscheint der Fahrer nicht zur Kontrolle, erhält der Fuhrparkleiter eine entsprechende Information und kümmert sich um alles Weitere. Das ist effizient, einfach, sicher und flexibel für alle Beteiligten. Zudem spart es Geld und sehr viel Zeit.

Vertriebsdaten bündeln statt manuell abgleichen

Vertriebsmitarbeiter kennen das: Sie fahren von Kunde zu Kunde, benötigen Zugriff auf Telefonnummern, Kontaktdaten und Dokumente. Hätten sie kein leistungsfähiges Smartphone bei sich, würden sie erheblich mehr Zeit verbrauchen und unterm Strich den Betrieb mehr Geld kosten. Allein aus diesem Grund ist es ratsam, Vertriebsmitarbeiter nicht nur mit leistungsfähigen Mobiltelefonen auszustatten, sondern ihnen zugleich Zugriff auf entsprechende Verwaltungssysteme zu ermöglichen. Mit welchen Apps und Programmen Mitarbeiter arbeiten, sollte vorab firmenspezifisch festgelegt werden. So ist sichergestellt, dass alle Vertriebler und die Kollegen der anderen Abteilungen auf denselben Datenpool zugreifen und Informationen just-in-time zur Verfügung stellen.

Die Vorteile von den kleinen Computern für unterwegs in Gestalt von leistungsfähigen Smartphones sind diese:

• Arbeiten werden schneller erledigt, weil zum Beispiel nicht mehr umständlich nach Kontaktdaten und Telefonnummern oder Dokumenten zu suchen ist.
• Gebündelte Vertriebsdaten in einer digitalen Cloud verursachen keine Papierkosten. Zudem braucht niemand mehr Büromaterial. Genauso, wie bei den E-Mails fällt sehr viel Papier weg – und damit Verwaltungs- und Archivierungskosten.
• Alle Informationen sind jederzeit von überall zu erreichen. Die einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang mit einem internetfähigen Gerät.
• Die gesammelten Daten sind ein wertvoller Pool, in dem sich vieles befindet, das zur Kundenbindung und Kundenpflege sowie zur Neukundengewinnung hilfreich ist.
• Mitarbeiter können flexibel arbeiten, denn sie haben ihren Schreibtisch quasi in der Jackentasche. Sie können direkt eintippen, was in einer Verhandlung besprochen wurde, informieren die Zentrale über getätigte Bestellungen und können sehr schnell aktuelle Informationen verbreiten.

Digitalisierung spart Zeit und Geld und schont Ressourcen

Die Digitalisierung ist eine Entwicklung, die Betriebe nicht verschlafen können, wenn sie konkurrenzfähig bleiben wollen. Firmen, die sich an dieser Stelle ausklinken, werden mittelfristig vom Markt verschwinden. Denn ein Zurück zu ressourcenintensiven Prozessen ist nach heutigem Stand der Technik nicht vorstellbar. Zwar fällt dadurch eine ganze Reihe von Arbeitsplätzen weg, doch auf der anderen Seite wächst die Zahl der Beschäftigten in den neuen, digitalen Berufen stetig an. Dadurch ergeben sich ganz neue Chancen für die nachwachsenden Generationen, die die Arbeitswelt der Zukunft mitgestalten.