Eigentlich sollten sie uns dabei helfen, Zeit zu sparen. Inzwischen gelten sie in den Augen vieler als eine der Hauptursachen für Stress. Die Rede ist von E-Mails. Dabei erleichtern sie einem den Alltag enorm. Vorausgesetzt man weiß mit ihnen richtig umzugehen. Im folgenden Beitrag verraten wir ein paar goldenen Regeln für den Umgang mit E-Mails.
E-Mails verursachen Stress
Vermutlich konnte sich nicht einmal der mittlerweile verstorbene Ray Tomlinson vorstellen, wie stark er mit seiner Erfindung, der E-Mail, den Alltag der Menschen verändern hat. Leider nicht nur zum Positiven. Jeder scheint dank E-Mails, Messenger & Co immer erreichbar – und immer gestresst. Zahlen einer Studie der der Initiative Gesundheit & Arbeit (iga): 22 Prozent der deutschen Arbeitnehmer steht auch im Privatleben für dienstliche Aufgaben zur Verfügung. Jeden dritten von ihnen belastet das. Kein Wunder, dass Forderungen nach „Feierabend für »always-on«!“, wie sie zum Beispiel die Techniker Krankenkasse formuliert (s.u. Video), immer lauter zu vernehmen sind.
Manche Arbeitgeber haben in puncto E-Mails regelrecht die Daumenschrauben angezogen. Konzerne wie zum Beispiel die Daimler AG gehen gar so weit und sperren für ihre Mitarbeiter nach Feierabend den Zugang zum elektronischen Arbeitspostfach. Doch ist das wirklich notwendig?
E-Mails: der richtige Umgang damit reduziert den Stresslevel enorm!
Denn die Technik an sich ist nicht das Problem. Ohne professionelle E-Mail-Kommunikation, zum Beispiel mit Hilfe einer eigenen E-Mail-Adresse, sähe es für viele Unternehmen ziemlich düster aus. Wie will man Kunden von seiner eigenen Professionalität überzeugen, ohne auf ein seriöses Auftreten bei der geschäftlichen
Korrespondenz zu achten? Und die erfolgt nun einmal heutzutage größtenteils per E-Mail! Hinzu kommt, dass die Technologie die Produktivität innerhalb des Unternehmens erhöht und damit Risiko für Stress bei jedem einzelnen Mitarbeiter potentiell mindert. Mailprogramme können heute nämlich weitaus mehr, als einen Brief versenden.
- Das darin enthaltene Adressbuch hält für Mitarbeiter alle Details zu jedem Kunden auf einem Blick bereit.
- Kontaktdaten aus Businessnetzwerken lassen sich schnell synchronisieren und sind sofort abrufbar.
- Kollegen können Termine und Aufgaben untereinander verlinken und ihre Projekte zügig abarbeiten.
Wichtig bei alledem ist „nur“, dass man mit der Technik richtig umzugehen weiß. Deshalb ein paar goldene Regeln für den Umgang mit Mails. Damit Stress erst gar nicht entsteht.
Nicht sofort antworten
Im Berufsalltag gibt es nur wenige Mailkontakte, die ein sofortiges Antworten erfordern. Zum Beispiel der Vorgesetzte oder ein wichtiger Kunde/ Geschäftspartner. Allerdings, wenn diese etwas von einem wollen, das einer sofortiges Reagieren bedarf, greifen sie in der Regel zum Telefon. Für alle anderen gilt: eine Reaktionszeit zwischen 24 und 72 Stunden. Stellen Sie Ihren geschäftlichen Mailaccount so ein, dass neue Nachrichten maximal zwei bis vier Mal am Tag abgerufen werden. Auf Botschaften, die Sie nach Feierabend erreicht haben, können Sie auch am nächsten Morgen noch antworten.
Kategorisieren und Priorisieren
Nutzen Sie die zahlreichen Features, die Ihr E-Mail-Provider anbietet, um Ihre Arbeit zu organiseren. Mails können zum Beispiel mit Attributen, wie „dringend“, zu „erledigen bis … “ und so weiter versehen werden. Besonders praktisch: viele Benutzeroberflächen haben einen Kalender integriert, der sich mit mobilen Geräten synchronisieren lässt. Damit können Sie sicher gehen, dass Sie in Zukunftig rechtzeitig daran erinnert werden, eine Mail zur richtigen Zeit zu bearbeiten – und nicht etwa tief in der Nacht noch einmal aufstehen, um sicher zu gehen, nichts vergessen zu haben. So könne Sie dann beruhigt jeden Tag in den Feierabend gehen, anstatt „always on“ zu sein.
—
