Berge von Papier stapeln sich. Aktenhaufen liegen auf dem Fußboden. Der Alltag ist geprägt von endlosen Suchen und chaotischen Zuständen auf dem Schreibtisch. Dieses Szenario gibt Einblick in eine Situation, die in vielen Büros an der Tagesordnung sind. Dabei ist die massenweise Nutzung von Papier nicht nur ein Faktor, der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter massiv belasten kann, sondern auch die Umwelt. Aus diesem Grund sind papierlose Büros beziehungsweise digitalisierte Akten und Dokumente die Zukunft, wenn es um Umweltfreundlichkeit, Struktur und Ordnung geht.
Weniger Verpackung? Wie ist das möglich?
Firmen, die regelmäßig Produkte, Briefe oder Dokumente versenden, werden nicht ganz auf Papier oder Verpackungen verzichten können. Dennoch ist ein Umdenken in Sachen Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit sicher nie verkehrt. So bieten sich zum Beispiel Möglichkeiten, auf umweltfreundliche Produkte umzusteigen, etwa mit den Produkten von biobiene.com. Auf diese Weise gelangt weniger Plastik in den Abfall und somit in die Umwelt. Aktuellen Berichten zur Folge sind die großen Mengen an Plastikmüll nämlich verantwortlich für eine massive Verschmutzung der Meere.
[Anmerkung der Redaktion: Das hier eingebettete Video wurde (vorübergehend) entfernt.]Umstellung auf papierloses Arbeiten
Sicher ist: Die Umstellung auf ein papierfreies Büro läuft nicht ohne Schwierigkeiten ab. Gerade für Unternehmen, die viele Kunden haben und bisher mit Kundenakten arbeiteten oder sogar damit arbeiten müssen, sind derartige Umstellungen mit massiven Einschnitten verbunden. Aus diesem Grund erfordert ein Umstieg auf digitale Akten eine logistische Herangehensweise und eine ausgefeilte Planung. Schließlich müssen vorhandene Akten und Dokumente zunächst komplett gescannt werden, bevor man sich von der papierhaften Bearbeitung vollständig verabschieden kann. In Bereichen, in denen Originalunterschriften benötigt werden, ist es fast noch schwieriger, sich von einer dokumenthaften Bearbeitung zu trennen. Schließlich werden die originalen Unterschriften benötigt, um rechtlich einwandfrei arbeiten zu können.
Hardware: Es muss nicht immer das neueste Modell sein
Eine weitere Möglichkeit, etwas Gutes für die Umwelt im Büroalltag zu tun, ist die Nutzung sogenannter Refurbished-Produkte. Hierbei handelt sich um gebrauchte, aber qualitätsgeprüfte und gesicherte Elektrogeräte, die nach einer umfangreichen Überholung und Instandsetzung wieder für den Betrieb verwendet werden könne. Vor allem PCs und Laptops, aber auch Monitore und Drucker bieten nach einer Generalüberholung vielfach einen vergleichbaren Standard wie neue Geräte der Informationstechnologie.
