Das Jahresende rückt näher. Damit wird eine Frage in den Reihen der Personalverwaltung immer wichtiger: Wer verfügt noch über wie viel Resturlaub? Zwischen Exceltabellen, Urlaubsscheinen und schriftlichen Anträgen geht der Überblick leicht verloren. In den Zeiten des aktuellen technischen Fortschritts sind daher viele auf den Zug aufgesprungen, firmenintern alle Urlaubstage digital zu verwalten. Wir geben Ihnen drei Gründe, warum sich das auch in Ihrem Unternehmen lohnt – unabhängig von der Größe.
1. Einfach zu bedienen: Urlaubstage digital verwalten als Kinderspiel
Das wohl offensichtlichste Argument dafür, Urlaubstage digital verwalten zu wollen, ist der ganzheitliche Überblick. Denn gerade die eingangs erwähnten Tabellenblätter und Formulare legen allzu oft unnötig lange bürokratische Wege über zahlreiche Schreibtische zurück. Fallen dann Änderungen an oder geht auch nur ein Blatt verloren, ist das Blätterchaos perfekt.
Die digitale Lösung für einen ganzheitlichen Überblick in der Abwesenheitsverwaltung bietet insofern nicht nur bei den Anträgen und Übersichtsansichten Kontrastprogramm: So lassen sich beispielsweise auch Regeln für das verfügbare Kontingent* festlegen oder individuelle Kategorien von Abwesenheitsarten definieren. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich auch etwa für Mitarbeiter, die sich auf Geschäftsreise oder im Homeoffice befinden.
2. Der Überblick ist nur einen Mausklick entfernt
Gerade bei Planungen, die mehrere Mitarbeiter und Teams, ganze Abteilungen oder das Unternehmen insgesamt betreffen, heißt die größte Herausforderung: Überblick bewahren. Wenn Sie die Urlaubstage digital verwalten, profitieren Sie auch hier von einem großen Vorteil. Denn es geht nicht nur darum, mehrere Mitarbeiter zu koordinieren: Indem Sie alle Urlaubstage digital verwalten, behalten Sie auch jene Wochen im Blick, in denen gerne einzelne Tage beantragt werden. Bereits jetzt laufen die ersten Planungen an, um durch geschickte Planung den maximalen Urlaub herauszuholen, und zwar mithilfe von Brücken- und Feiertagen. Auf dem Papier splittert sich so der Mitarbeiterurlaub in viele kleine Einheiten auf. Eine digitale Lösung berechnet jedoch automatisch alle relevanten Summen und erspart Ihnen Kopfzerbrechen und Rechenarbeit, während es selbst große Datenmengen problemlos verarbeitet.
3. Urlaubstage digital zu verwalten garantiert Flexibilität
Indem eine zentrale, digitale Lösung zur Verwaltung der Urlaubstage nicht nur kürzere Wege und Bearbeitungszeiträume in Anspruch nimmt, bietet das Tool auch ein höheres Ausmaß an Flexibilität. So können nicht nur gegebenenfalls kurzfristige Urlaubsanträge gestellt werden. Auch Änderungen können erheblich einfacher vorgenommen werden. Bei einem zentralen Zugriffspunkt können Sie den Aufwand zudem so weit wie möglich an die jeweiligen Mitarbeiter delegieren:
- Selbstständiges Eintragen der Abwesenheiten
- Genehmigen durch Vertreter und Verantwortliche
- Automatisiertes Erinnern an das Einreichen von Attesten oder ähnlichem
- Aktualisieren der Datenbanken in Echtzeit.
Ein zentraler Knotenpunkt ermöglicht eine kooperative Pflege aller Daten, wenn Sie in Abteilung und Unternehmen alle Urlaubstage digital verwalten. Da die einzelnen Datensätze nicht manuell von einer verantwortlichen Person eingepflegt werden müssen, sondern in wenigen Klicks selbstständig erstellt werden können, erledigt sich der Aufwand fast von selbst. Auf diesem Wege macht die Urlaubsplanung nicht etwa wie die Lohnabrechnung gerade Kleinunternehmer allzu schnell schlaflos.
Fazit: Digital bedeutet nicht „gegen analog“
Selbstverständlich macht die Entscheidung, Abwesenheiten und Urlaubstage digital zu verwalten, die interne Unternehmenskommunikation nicht überflüssig. Dennoch bieten sich insbesondere im Hinblick auf Übersicht und Koordination enorme Vorteile. Indes muss man sich auch nicht von altbewährten Methoden verabschieden: Die digitalisierte Form steht auch dem großen Papierkalender an der Bürowand nicht im Wege. Vielmehr werden finale Eintragungen erleichtert und ersparen Ihnen ärgerliche Durchstreichungen und Ausbesserungen.
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*Die Anzahl der freien Tage dürfte insbesondere bei international agierenden Teams umso größere Schwierigkeiten bereiten: So stehen mit dem gesetzlichen Urlaubsanspruch und den Feiertagen Ihren Mitarbeitern in Finnland und Frankreich womöglich insgesamt 40 freie Tage zur Verfügung; in Kanada hingegen sind es lediglich 19 Tage.
