Personalpsychologie im Krankenhaus – eine Steigerung der Effizienz

Personalpsychologie im Krankenhaus – eine Steigerung der Effizienz

Ein Krankenhaus wird optimiert – Bessere Gesundheit und Stressfreiheit für das Personal

Krankenhäuser werden oftmals auf Grund Ihrer Rolle in der Gesundheit der Menschen als Organisation vergessen oder ausgeklammert, die Wirtschaftlichkeit rückt stark in den Hintergrund – zum Leidwesen der Mitarbeiter und Patienten. 

Personalpsychologie im Krankenhaus – eine Steigerung der Effizienz
Bild: Klaus Philipp Heinrich

„Oftmals trauen sich Berater nicht, etwas an der Struktur eines Gesundheitsbetriebes zu verändern“, sagt Klaus Philipp Heinrich, Wirtschaftspsychologe und Berater, „da man einen zu großen Respekt vor der Materie der Medizin hat.“ Man rede schließlich mit stark fachlich unterschiedlichem Personal, Fachärzten und der Verwaltung, einen Konsens zu finden ist schwierig. „Dennoch geht es sehr gut, denn man kann Menschen nur helfen, wenn man selber nicht hilfebedürftig ist.“

Sechs Monate lang hat Heinrich im Namen des Instituts für psychologische Forschung und Entwicklung ein Krankenhaus auf Schwachstellen in der Organisation überprüft und Theorien aus der Arbeitspsychologie angewandt. Es ging darum, Fehlzeiten von Mitarbeitern zu reduzieren und die Personalpolitik zu optimieren. Eine Einführung von Onlinerecuiting ist ebenso gelungen wie Konfliktlösungen im interkulturellen Bereich.

Den Stress reduzieren, ohne Druck aufzubauen

Bei der Beratung des Krankenhauses fiel auf, dass es vor allem Probleme in der Absprache der Schichtpläne unter dem Pflegepersonal gab. Schichten wurden „unter der Hand“ getauscht, es kam zu Missverständnissen, mindestens einmal im Monat kam es, besonders in der kritischen Nachtphase, zu Ausfällen, an denen die Personen nicht erreichbar waren. Die Schichtpläne gingen zwar per freiwilliger E-Mail und Handzettel raus, aber per E-Mail nicht automatisiert, sondern nur auf Wunsch. Die Ausdrucke lagen zwar bereit, aber oftmals hatte das Personal nicht die Zeit, diese zusätzlich persönlich abzuholen oder das Personalbüro war abends verschlossen. Dem wurde während der Beratung entgegen gewirkt, es kamen nun automatische E-Mail-Adressen von der Krankenhausverwaltung für alle Mitarbeiter, an diese werden die Pläne automatisch geschickt. Eine Einweisung in die Technik fand an einem Wochenende statt, seither gab es keine Ausfälle durch Missverständnisse mehr.

„Wichtig war es uns, Transparenz zu schaffen und somit den Alltag der Mitarbeiter zu verbessern“, so Heinrich, „wir haben im Eingangsbereich des Personals feste Touchscreens montiert, auf denen die Mitarbeiter die Schichteinteilungen mit Namen einsehen können, per Druck auf den Bildschirm wechselt auch die Sprache, da das Unternehmen international aufgestellt ist.“ Die Monitore hängen nicht in Gängen, wo sie von Patienten gesehen werden könnten, aber können auch nicht vom Personal verfehlt werden. Sie sind zentral vernetzt, damit aktuelle Änderungen in Echtzeit übertragen werden können.

Das Personal hat vorher unter permanentem Stress gelitten, da es nie gänzlich offensichtlich war, wann wer eine Schicht antreten konnte. Oftmals waren kurzfristige Absprachen an der Tagesordnung, eine Transparenz fehlte völlig. Hinzu kam, dass auch Pflegekräfte und Ärzte im Praktikum, die einen interkulturellen Hintergrund hatten, oftmals nur deutsche Texte mit Fachbegriffen hatten – eine Übersetzung der Schichtpläne folgte und löste das Problem.

Fragwürdige Personalentscheidungen – Es fehlt an Ärzten und Pflegern

Personalpsychologie im Krankenhaus – eine Steigerung der Effizienz
Bild: Klaus Philipp Heinrich

Durch die Überforderung der Recruiting-Abteilung kam es zu Einstellungen über dem Bedarf im Bereich der Technik, es fehlte aber an Fachärzten und Pflegern, weil das Budget überschritten wurde. Im August 2011 wurden mehrere Stellenanzeigen in fünf Printmagazinen abgegeben (zwei Lokale Zeitungen und drei Fachzeitschriften).

Die zu besetzenden Stellen waren Dipl. Ing. (FH und Universität), Facharzt Anästhesie, Medizintechniker, Pfleger (m/w). Auf die Stellenanzeige des Diplom-Ingenieurs, bei dem es leider versäumt wurde, auf einem medizinischen Hintergrund zu bestehen, meldeten sich 23 Bewerber, auf die Stelle des Medizintechnikers meldeten sich vier Bewerber, auf die Stelle des Facharztes meldete sich eine Bewerberin, auf die Stelle der Pfleger 33 Bewerber und Bewerberinnen.

Eingestellt wurden drei Ingenieure ohne Erfahrungen in den Bereichen der Medizintechnik, zwei aus der Automobilbranche und ein Absolvent einer Universität. Diesen war es leider nicht möglich, sich aktiv an der Arbeit zu beteiligen und so mussten sie nach vier Monaten freigestellt werden. Die Stelle des Facharztes blieb unbesetzt, ebenso die Stelle des Medizintechnikers, infolgedessen auf ein externes Serviceteam ausgewichen werden musste. Die Stelle der Pfleger wurde mit acht examinierten Fachkräften besetzt.

Die Problematik in diesem Fall war, dass die verantwortliche Personalabteilung den Bedarf falsch kalkuliert hatte und sich auf Ihr Bauchgefühl verließ, weil man „menschlich und offen“ agieren wollte. „Im Medizinsektor gibt es andere Faktoren, die den Bedarf bestimmen – einen Facharzt zu finden kann ziemlich schwierig sein.“ Heinrich glaubt daran, dass man Stellenanzeigen besonders in diesem Bereich attraktiv gestalten muss: „Das E-Recruiting ist hier ein Standard, Initiativbewerbungen von guten Ärzten sind Mangelware – und passgenau einen Zufallsbewerber auf eine Stelle zu bekommen ist sehr selten, ohne dass man den Bedarf nach draußen trägt.“ Nach dem Schalten einer Kampagne auf Facebook und XING fanden sich geeignete Kandidaten – das Problem war gelöst.

Keine Angst vor fachlichen Differenzen Es zählt die Lösung der Probleme

Es war für Heinrich besonders interessant zu erfahren, dass sich die Organisation von Krankenhäusern selbst ausbremst, weil diese oftmals davor zurückschreckt, in einem so menschlichen System zu quantifizieren – was aber besonders bei Kalkulationen unabdingbar ist. In diesem Bereich muss offen und respektvoll miteinander umgegangen werden, ob Arzt, ob Pfleger, Systemadministrator oder in der Buchhaltung – die künstlichen Mauern, die um die eigenen komplexen Fachbereiche aufgebaut wurden, sollten den organisatorischen Bereich nicht gefährden – die Wirtschaftspsychologie kann Heinrich zufolge eine externe Lösung vermitteln und das Arbeiten spannender und einfacher gestalten.

Klaus Philipp Heinrich
Klaus Philipp Heinrich

Zur Person Klaus Philipp Heinrich

Klaus Philipp Heinrich arbeitet als Wirtschaftspsychologe und freier Personalberater. Er hat sich im Institut für psychologische Forschung und Entwicklung auf die Bereiche der Aufmerksamkeitsforschung und Prozessoptimierung spezialisiert. In diesen Bereichen hat er Erfahrungen mit der Leistungssteigerung durch LED-Technik, Arbeitsplatzoptimierung und psychologische Trainings mit Neurofeedback-Technologien. Er arbeitet ehrenamtlich als Heilpraktiker sowie Trainer in Schulen und unterstützt Kinder bei Lernproblemen.

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