Burnout: Das Mitarbeitergespräch als erstes Auffangbecken

Das erste deutsche Burnout-Ranking (Mai 2012) liefert mit zehntausenden psychisch beanspruchten Mitarbeitern in den DAX-Konzernen alarmierende Zahlen und wendet die aktuelle Diskussion erneut den Konzepten für betriebliche Präventionsmaßnahmen zu. Doch so schnell Unternehmen ihre Mitarbeiter mit betrieblichem Gesundheitsmanagement und flexibleren Arbeitszeitmodellen vor psychischen Beanspruchungen und Burnout schützen möchten, werden diejenigen, die die nun in erster Instanz mit den Betroffenen umgehen müssen, oft zu wenig berücksichtigt. Denn bis die neuen Maßnahmen greifen, sind die an Burnout erkrankten Mitarbeiter auch jetzt schon Teil der bestehenden Belegschaft und obliegen der Verantwortung ihrer Führungskräfte.

Was den Umgang der Führungskräfte mit Burnout und psychisch beanspruchten Mitarbeitern angeht, so scheint es dort allerdings erhebliche Defizite zu geben. Laut einer Studie (2011) der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) sind drei Viertel der befragten Personaler der Ansicht, dass die Führungskräfte in ihrem Unternehmen nur unzureichend darauf vorbereitet sind, psychische Beanspruchung und Burnout zu erkennen. 87 Prozent der Befragten beobachten bei Führungskräften eine Unsicherheit im adäquaten Umgang mit psychisch beanspruchten Mitarbeitern. Doch insbesondere das erste Gespräch mit dem Betroffenen über seine Belastung erfordert Sensibilität und gute Vorbereitung. Was Führungskräfte bei Planung und Durchführung eines Gesprächs bei Burnout beachten sollten, hat die DGFP in sechs Orientierungsschritten zusammengestellt:

Sechs Orientierungsschritte für Führungskräfte bei der Gesprächsführung mit psychisch beanspruchten Mitarbeitern und bei Burnout

1. Beobachten Sie Veränderungen bei Ihren Mitarbeitern

Zur Fürsorge und Prävention, aber auch zur Vorbereitung auf ein Gespräch im Fall einer akuten psychischen Beanspruchung gehört, dass Sie die Beanspruchungsindikatoren erkennen und benennen können. Es geht darum, den Blick auf den Mitarbeiter zu schärfen, ohne vorschnell über ihn bzw. die Situation zu urteilen. Wie sieht die aktuelle Belastungssituation des Mitarbeiters aus? Können Sie eine dauerhafte oder plötzliche Verhaltensänderung des Mitarbeiters feststellen? Oder sind Variationen in seinem Arbeits- oder Sozialverhalten zu beobachten?

2. Suchen Sie das Gesprächs mit dem psychisch beanspruchten Mitarbeiter

Falls Sie davon ausgehen, dass der Mitarbeiter psychisch beansprucht ist, handeln Sie relativ zeitnah und suchen in einer geschützten Räumlichkeit das Gespräch mit dem Mitarbeiter.

3. Vergegenwärtigen Sie sich vorab die Ziele des Gesprächs

Gehen Sie mit klaren Absichten in das Gespräch. Ihre Intentionen sollten folgende sein:
Stellen Sie zunächst die beanstandete Situation, Sorge- und Unterstützungsbereitschaft dar. Häufig folgt eine Ursachenanalyse für das veränderte Verhalten, die jedoch rein auf das berufliche Umfeld begrenzt sein sollte. Sinnvoll ist es, gemeinsam nach Lösungen zu suchen, die den Mitarbeiter entlasten und unterstützen.
Vermeiden Sie Einführen von therapeutischen Konsequenzen und distanzieren sich davon, dem betroffenen Mitarbeiter die eigene Sicht aufdrängen zu wollen. Stattdessen sollten Sie eine respektvolle Haltung gegenüber der Perspektive des Mitarbeiters einnehmen. Dennoch ist es unabdingbar, die Notwendigkeit einer Veränderung zu betonen.

4. Verdeutlichen Sie den Anlass des Gesprächs

Unmittelbar zu Beginn des Gesprächs ist es ratsam, den Anlass des Gesprächs klar zur Sprache zu bringen. Machen Sie Ihren Mitarbeiter auf beobachtete Veränderungen in seiner Arbeitsleistung, seinem Sozialverhalten und seinem persönlichen Auftreten aufmerksam. Wichtig hier bei ist: Signalisieren Sie Ihrem Gegenüber eine annehmende Haltung, damit dieser die Möglichkeit erhält, sich zu öffnen.

5. Teilen Sie Ihr Gespräch in vier Gesprächsphasen

Während des Gesprächs ist es wichtig, die Zeit und Struktur im Auge zu behalten. Hilfreich ist eine Vierteilung der Konversation. Die Eröffnungsphase sollte einen Umfang von fünf Minuten nicht überschreiten. Die Analyse und Ursachenklärung mit einer Dauer von 20 Minuten, stellt das Kernstück des Gesprächs dar. Das Finden von Lösungen sowie der Gesprächsabschluss sollten jeweils zehn Minuten in Anspruch nehmen. Zu empfehlen ist die Beachtung folgender Hinweise:

1) Gesprächseröffnung:

– Schalten Sie Ihr Handy aus, um Störquellen zu vermeiden
– Verschieben Sie das Treffen bei starker Arbeitsverdichtung und Zeitbelastung
– Gespräch auf gleicher Augenhöhe und gleicher Sitzposition
– Federn Sie herunterziehende Gedanken durch klare Zeiteinteilung ab
– Formulieren Sie Ihre Aussagen eindeutig, um Missverständnisse vorzubeugen
– Während des ganzen Gesprächs: Mitfühlgefühl zeigen, aber kein Mitleid zulassen

2) Analyse und Ursachenklärung benennen

– Mitarbeiter ausreden lassen
– Aktives Zuhören und Fragen stellen
– Keine vorschnellen Lösungen und Entscheidungen anbieten

3) Suche nach Lösungswegen

– Wägen Sie eventuelle Individuallösungen mit betrieblichen Möglichkeiten ab
– Halten Sie Ihren Mitarbeiter zum Finden eigener Lösungen an
– Fassen Sie den Lösungsweg zusammen

4) Gesprächsabschluss und Vereinbarung

– Äußern Sie verbindliche und eindeutige Formulierungen
– Stellen Sie ein gemeinsames Verständnis über die vereinbarten Ziele sicher
– Betonen Sie die Vertraulichkeit des Gesprächs
– Sprechen Sie Ihren Dank für die Offenheit aus

6. Behalten Sie die Situation im Auge

Es ist von hoher Relevanz die Ereignisse nach dem ersten Gespräch im Auge zu behalten. Können Sie nach dem gemeinsam vereinbartem Zeitrahmen Veränderungen im Verhalten Ihres Mitarbeiters feststellen? Wurden die Zielvereinbarungen erreicht? Falls ja, ist ein Nachgespräch ratsam. Falls die Zielvereinbarungen nicht umgesetzt wurden, ist ein Folgegespräch, bei dem eventuell Experten anwesend sind, angebracht. Fragen Sie während dieses Gesprächs gezielt nach den Gründen für die Nichterreichung der gemeinsam gesetzten Ziele. Legen Sie im nächsten Schritt gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter neue Ziele fest. Sind diese neuen Ziele nach einer gemeinsam definierten Zeit erneut nicht erreicht, muss dringend eine Problemlösung unter Mitwirkung von internen oder externen Experten eingeleitet werden.

Die DGFP erstellte die Orientierungsschritte auf Basis ihres Leitfadens zum „Umgang mit psychisch beanspruchten Mitarbeitern“. Der Ratgeber hilft Führungskräften und Personalmanagern dabei, psychische Belastungen und Burnout zu erkennen und mit psychisch beanspruchten Mitarbeitern umzugehen.

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