Sie sind ein fester Bestandteil im Büroalltag der meisten Deutschen: Meetings. Darin verbringen Fach- und Führungskräfte über 7000 Stunden pro Jahr, mit steigender Tendenz. Doch auch bei Angestellten zeichnet sich kein besseres Bild. Sitzungen, Tagungen oder Meetings bedeuten einen enormen zusätzlichen Zeitaufwand für alle Beteiligten. Und das, ohne häufig zum erwarteten Ziel zu führen. Aber das geht auch anders! Erfahren Sie hier fünf Tipps, wie Sie die Treffen sowohl effizient in der Sache, als auch angenehmer für die Teilnehmer gestalten können.
Tipp #1: Klare und verständliche Agenda vorbereiten
An erster Stelle steht eine fundierte Vorbereitung. So weit, so klar. Doch damit die Sitzung trotzdem nicht in einer endlosen Diskussion versandet, ist ein Punkt unerlässlich: eine klare Agenda. Legen Sie darin Schritt für Schritt offen, welche Tagesordnungspunkte besprochen werden sollten und senden Sie die Agenda samt eventuell notwendiger Berichte vorab an die Teilnehmer. Dadurch beweisen Sie nicht nur eine strukturierte Vorbereitung der Meetings. Zugleich minimieren Sie das Risiko einer ergebnislosen Debatte.
Tipp #2: Location und Equipment vorab prüfen
Der Ort für Meetings, Tagungen sowie die notwendige Ausstattung sollten Sie frühzeitig festlegen. Denn gerade während der Besprechung sind technische Verzögerungen ein Übel, dass vorab verhindert werden kann. Dadurch gewährleisten Sie schon im Vorfeld, dass die Sitzungen nicht in endlose Diskussionen ausufern. Sollte zum festgelegten Zeitraum nicht das nötige Equipment vorhanden sein, können auch externe Veranstaltungsräume in Frage kommen. Das bieten längst verschiedenste Tagungs- und Veranstaltungshotels. Hier finden Sie bei spezialisierten Anbietern nicht nur modernste Technik, sondern häufig auch großzügig gestaltete Räumlichkeiten für Meetings.
Tipp #3: Zeitplan festlegen und befolgen
Verschwenden Sie keine Zeit damit, stets auf alle Teilnehmer zu warten. Sollten diese zu spät erscheinen, wird sich das mit hoher Wahrscheinlichkeit im folgenden Meeting fortsetzen. Denn das erweckt den Gesamteindruck, dass weitere Besprechungen auch nicht dem Zeitplan folgen werden. Senden Sie stattdessen kurze, automatisierte Reminder vor dem Meeting, worin Sie um rechtzeitiges Erscheinen bitten. Das erzeugt einen Grad an Leidensdruck, der den Zuspätkommern zuwiderlaufen kann.
Tipp #4: Zweck der Meetings sinnvoll nutzen
So selbsterklärend es klingen mag: Schöpfen Sie den vollen Nutzen aus Besprechungen. Das schließt auch mit ein, keine Sitzung einzuberufen, wenn nur Fakten verlautet werden sollen. Denn das gelingt wesentlich effektiver per E-Mail. Meetings sind dagegen sinnvoll, wenn
- Offene Fragen beantwortet werden sollen
- Ein zügiger Konsens erreicht werden soll
- Konstruktive Diskussionen zu einer oder mehreren Thematiken geführt werden sollen.
Fördern Sie vor diesem Hintergrund, dass das Meeting seinen vollen Sinn entfalten kann und betonen Sie die Notwendigkeit der Zusammenkunft zu Beginn und im Verlauf des Meetings.
Tipp #5: Ergebnisse transparent dokumentieren
Nicht nur die Agenda hat oberste Priorität. Auch alle Beschlüsse und Entscheidungen sollten Schwarz auf Weiß festgehalten werden. Denn aus Protokollen gewinnen externe wie neue Sitzungsteilnehmer die ersten, notwendigen Informationen über die aktuellen Unternehmensprozesse. Da allerdings häufig die Zeit fehlt, um diejenigen persönlich in die Themen des Meetings einzuführen, lohnt sich ein umfassendes Sitzungsprotokoll. Damit erhöhen Sie die Chance, dass alle Teilnehmenden den gleichen Wissensstand über die Diskussionen und Resultate besitzen. Zugleich erhöht das die Effizienz Ihrer Meetings und strahlt Transparenz aus, die Ihrer Unternehmenskultur insgesamt zu Gute kommt.
