In den letzten Jahrzehnten gab es aufgrund des digitalen Zeitalters viele große Veränderungen, vor allem im Büro. Wohingegen man früher alles händisch mit Papier und Stift notieren und organisieren musste, ermöglicht die heutige Technologie neben der Digitalisierung auch die Automatisierung der Arbeitsprozesse am Arbeitsplatz. Das sollten Sie dabei wissen!
Manuelle vs. automatische Arbeitsweisen im Blick
Bis vor Kurzem konnte man sich eine Arbeitsweise ohne Papier und Stift nicht vorstellen. Heute sieht jedoch alles um Einiges anders aus. Wobei früher im Büro ständig ein Papier- als auch Organisationschaos herrschte, erlauben die heutigen digitalen Tools eine ordentliche und übersichtliche Arbeit.
Warum manuelle Arbeitsprozesse zeitaufwendig sind
Die damaligen Arbeitsweisen wirkten sich besonders schlecht auf die Arbeitsmoral und Mitarbeiterzufriedenheit aus. Denn obwohl manche Personen selbst heutzutage die traditionelle Arbeitsweise mit Papier und Stift bevorzugen, so führt diese zu vielen Nachteilen.
Zuallererst sind manuelle Arbeitsprozesse vor allem zeitaufwendig. Was in nur wenigen Minuten dank digitaler Tools automatisch erfolgen könnte, dauert aufgrund von unübersichtlicher und zeitintensiver Arbeit stunden- oder gar tagelang. Aus dieser aufwendigen und monotonen Arbeit äußert sich eine niedrige Mitarbeiterzufriedenheit, wodurch gleichzeitig die Arbeitsmoral und Effizienz leiden. Dies resultiert darin, dass Mitarbeiter:innen weniger fokussiert arbeiten. Somit passieren leichter Fehler, welche dazu führen, dass die Arbeit von neu gemacht werden muss. Wie man sieht, entsteht ein Teufelskreis – ausgelöst von manuellen Arbeitsprozessen. Um diesen zu vermeiden, ist es ratsam zu digitalen Lösungen zu wechseln.
Digitale Lösungen: Vor- und Nachteile
Digitale Technologien bewährten sich vor allem während der Covid-Pandemie, aufgrund welcher sehr viele Menschen ihr Büro verlassen und vom HomeOffice aus arbeiten mussten, als eine praktische Lösung. Da Dokumente vor der Pandemie ausschließlich auf Papier festgehalten wurden, sind viele Unternehmen auf digitale Lösungen übergegangen, um immer und von überall aus Zugriff auf wichtige Berichte und sonstige Inhalte zu haben. Dank digitaler Softwares wird außerdem die Transparenz in Unternehmen gesteigert. Ein weiterer Vorteil ist die Minimierung von Fehlern, welche dank intelligenter Algorithmen frühzeitig erkannt und in Form einer Warnung dem Zuständigen mitgeteilt werden.
Doch auch digitale Lösungen haben ihre Nachteile. Wobei digitale Technologie zu guter Büroausstattung gehört und viel Organisationschaos und Datenüberfluss im Unternehmen vermeidet, ist dennoch bei der meisten Arbeit ein menschlicher Supervisor benötigt. Denn obwohl die Arbeit digital erfolgt, braucht man noch immer jemanden, der die Kennzahlen eintippt, die Berechnungen überprüft, etc. Obwohl sich viele mit digitalen Lösungen zufrieden geben, kann man dennoch einen Schritt weiter gehen, um von einem ultimativen Zeitersparnis zu profitieren.
Automatisierung der Arbeitsprozesse
Informationen digital statt auf Papier einsehen zu können ist schön und gut – doch eine automatische Analyse und Auswertung der Informationen ist besser. Es benötigt keine Überwachung oder sonstige Arbeit seitens des/der Projektcontroller:in; nur das richtige Programm. Besonders im Rahmen von Projekten gestaltet es sich als schwierig den Überblick über alle verrichteten Tätigkeiten zu behalten, weshalb Unternehmen zu intelligenten Softwares wie beispielsweise TimeTrack greifen. Indem alle Mitarbeiter:innen ihre Projektzeiten erfassen, sammelt das System ihre Arbeitszeiten und die genauen Tätigkeiten, welche verrichtet wurden. Normalerweise müsste der/die Zuständige/r diese Daten selbst sammeln und daraus eine Art Analyse oder Bericht erstellen, um sie interpretieren zu können. Mit der richtigen Software ist das aber nicht nötig. Die Arbeitszeiten werden automatisch zu einem Bericht transformiert – es benötigt nicht einmal einen Klick! Die Berichte werden von selbst updated, wodurch sie stets auf dem neuesten Stand sind.
Die größten Vorteile automatischer Arbeitsprozesse im Büro
Durch automatische Arbeitsprozesse wird nicht nur viel Zeit gespart, sondern auch die Produktivität in Ihrem Unternehmen gesteigert. Es können verschiedenste Aufgaben automatisiert werden, wie beispielsweise das Verschicken von Mahnungen oder Mails, die Verfassung von Stundenzetteln oder aber das Erstellen von Diagrammen und Berichten. Durch die Automatisierung nerviger Aufgaben im Büro steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, welche sich in einem angenehmen Arbeitsklima äußert.
Fazit
Arbeitsprozesse können manuell, digital und automatisch erfolgen, wobei letzteres eindeutig die effizienteste Arbeitsweise ist. Viele Menschen automatisieren vor allem gerne ihre Stundenzettel oder Projektberichte, welche ansonsten stundenlange Arbeit erfordern. Um mit automatischer Arbeit durchstarten zu können, bedarf es der richtigen Software, welche sich um Ihre Bedürfnisse kümmert.
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