Ab ins Homeoffice? Je nach Arbeitsplatzgestaltung und Aufgabengebiet gar nicht so einfach. Denn dabei stehen bei Weitem nicht nur bürokratische Punkte an, wie etwa die Prüfung von relevanten Begrifflichkeiten oder Vertrags- und Zusatzvereinbarungen. Dieser Artikel beleuchtet drei zentrale Homeoffice-Faktoren im Detail, die Arbeitgebern helfen, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz für die Mitarbeiter:innen optimal zu gestalten.
1. Neue Regelungen zum Infektionsschutzgesetz beobachten
Zunächst sind die aktuell gültigen Vorgaben der Bundesregierung zum Infektionsschutz am Arbeitsplatz zu kennen und umzusetzen, etwa im Rahmen der 3G-Regel. Aus Sicht der Unternehmen bedeutet dies im Moment:
- Kontrollen der Mitarbeitenden: Täglich und vor Betreten der Arbeitsstätte. Diese Kontrollen sind vollständig durchzuführen, Stichproben sind nicht ausreichend.
- Angebot von Testmöglichkeiten am Arbeitsplatz: Mindestens zweimal pro Woche.
- Homeoffice-Gebot: Kann der Arbeitgeber keine betrieblichen Gründe dagegen belegen, muss die Arbeit im Homeoffice ermöglicht werden.
Etwa beim Thema Tests ist Sorgfalt geboten, da sich Vorgaben gegebenenfalls schnell ändern können. Denn gängige Schnelltests sind je Virusvariante nur eingeschränkt aussagekräftig, gleichzeitig haben die Laborkapazitäten für die Auswertung von PCR-Tests ihre Grenzen erreicht.
2. Kurzfristig auf Homeoffice-Vorgaben reagieren können
Für Arbeitgeber ist es von zentraler Bedeutung, mögliche Einschränkungen und negative Auswirkungen auf die eigenen Geschäftsprozesse einzudämmen. Daher empfiehlt es sich, alle notwendigen Vorkehrungen möglichst im Vorfeld zu treffen, um die Beschäftigten auch kurzfristig ins Homeoffice schicken zu können, sofern dies technisch möglich ist.
Um dies mit einem möglichst geringen Aufwand zu gewährleisten, sollten Arbeitgeber die folgenden Schritte zum Homeoffice für Mitarbeiter:innen unbedingt vorab gehen:
a) Einrichtung der notwendigen Infrastruktur
Dies betrifft sowohl die Hardware als auch die Software. Klären Sie so früh wie möglich, ob Sie inhouse über das nötige technische und datenschutzrechtliche Wissen verfügen. Falls nicht oder im Zweifelsfall lohnt sich die Investition in die externe IT-Beratung und -Unterstützung, um Risiken zu vermeiden.
b) Technische Ausstattung und Zugang
In Zeiten der Pandemie ist es für Arbeitgeber ein No-Go, die Mitarbeitenden im Homeoffice an privaten Geräten arbeiten zu lassen. Betriebliche Laptops sollten dabei mindestens die folgenden Punkte erfüllen:
- Alle für die Arbeit notwendigen Programme
- Möglichkeit zur VPN-Verbindung zum Unternehmensnetzwerk
- Collaboration Tools für flexible Abstimmungen auf dem kurzen Weg.
c) Zentrale Speicherung von Daten
Es empfiehlt sich die Nutzung eines Netzwerklaufwerks. Dazu gehört selbstverständlich auch das Einrichten der relevanten Zugangs- und Freigaberechte für die Mitarbeiter:innen.
d) Einrichtung von Rufumleitungen ins Homeoffice
Zunächst ist zu prüfen, bei welchen Mitarbeitenden eine Rufumleitung notwendig ist, und im Anschluss die Umsetzbarkeit. Die telefonische Erreichbarkeit ist beispielsweise bei Kontakt mit Kund:innen sinnvoll. Diensttelefone lassen sich vergleichsweise einfach auf ein privates Telefon umleiten.
e) Zusammenarbeit via Videokonferenz & Co.
Die Bereitstellung der bereits erwähnten Collaboration Tools ermöglicht es Arbeitgebern, auch in Zeiten von Homeoffice ein Gefühl von Nähe und Teamwork zu fördern. Auch lassen sich Meetings – intern wie extern – oder auch Kaffeepausen leicht in den virtuellen Konferenzraum verlagern.
f) Unterstützende Ressourcen rund um Homeoffice
Gerade die kurzfristige Umstellung auf die Homeoffice-Arbeit fällt leichter, wenn hilfreiche Ressourcen zur Verfügung stehen. Diese sollten alle wichtigen technischen Detailfragen beantworten und Anleitungen für die tatsächlich verwendete Software und Verfahren enthalten. Die Mitarbeiter:innen sollten im Homeoffice zum Beispiel unkompliziert nachschauen können,
- wie der Zugriff auf Firmennetzwerk und -laufwerk funktioniert.
- wie man E-Mails verschlüsseln kann.
- was bei der Zeiterfassung zu berücksichtigen ist.
- wo sie bei weiteren technischen Problemen Hilfe bekommen.
Darüber hinaus können Sie natürlich weitere Anleitungen zur Verfügung stellen und etwa BGM-/BGF-relevante Hinweise hochladen. Beispiele: Gesundheit im Büro – auch in den eigenen vier Wänden – oder zur Vereinbarkeit von Wohnraum und Homeoffice.
3. Aktuelle Vorgaben und Beschlüsse der Konferenzen verfolgen
Zwar besteht bislang kein gesetzliches Recht auf Homeoffice, selbst bei Tätigkeiten, bei denen Homeoffice grundsätzlich möglich ist. Jedoch zeigt etwa die Erfahrung mit der aktuellen pandemischen Situation, dass der Anteil der Beschäftigten im Homeoffice auch nach einem zwischenzeitlichen Absinken der Zahlen wieder steigen kann. Die Unternehmen wiederum sind in der Pflicht, dies zu ermöglichen – obgleich sie die Arbeit im Homeoffice nicht anordnen können.
Für mehr Planungssicherheit rund um Zusammenarbeit, Homeoffice et cetera kann es lohnen, sich auch die eingereichten Vorschläge und noch nicht beschlossenen Regelungen anzusehen und welche Maßnahmen diese erfordern würden. Pflichtlektüre sind dabei zum Beispiel die News-Updates
- zu den Konferenzen der Ministerpräsident:innen
- zu Debatten und Beschlüssen des Bundestages
- auf den Websites des Bundeslandes, des Regierungsbezirks oder der Kommune.
Das betrifft selbstverständlich unter anderem auch den Infektionsschutz im Betrieb. Die jüngste Entwicklungen zeigen, dass Dynamik und schnelles Reagieren immer wichtiger werden, etwa im Hinblick auf Hygienepläne und ihre Aktualisierung.
