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Empfehlung / Tipps & Tricks

Aufgaben stressfrei organisieren

Erwerbstätige fühlen sich von ihren Aufgaben oft überfordert. Laut aktuellen Ergebnissen des iga.Barometers (Initiative Gesundheit & Arbeit) leisten zwei Drittel der Erwerbstätigen regelmäßig Überstunden, jeder Fünfte von ihnen fühlt sich von den Erwartungen des Arbeitgebers unter Druck gesetzt. 22 Prozent gaben an, dass man von ihnen erwarte, auch nach Feierabend und am Wochenende für die Arbeit erreichbar zu sein. Im Rahmen des iga.Barometers werden 2000 Erwerbstätige in Deutschland zu den Auswirkungen der Flexibilität auf Privat- und Familienleben sowie Erholungsfähigkeit befragt. Besonders die ständige Erreichbarkeit wurde als starke Belastung empfunden: etwa 20 Prozent gaben an, dass ihr Privatleben darunter leide. Dabei gibt es Möglichkeiten, Überstunden zu vermeiden, effizient zu arbeiten und damit: Stress zu reduzieren und die Work-Life-Balance zu fördern.

Tipp 1: Den Tag organisieren

Wenn Sie ins Büro kommen, checken Sie Ihre Korrespondenz, sprechen sich mit Kollegen und Chef ab und machen Sie sich eine Liste mit Aufgaben, die Sie heute bewältigen wollen. Setzen Sie sich dabei ehrgeizige, aber realistische Ziele (durchaus auch längerfristige) und versuchen Sie, möglichst nicht zu stark davon abzuweichen. Nehmen Sie auch auf Ihren Biorhythmus Rücksicht: Wenn Sie ein Morgenmensch sind, erledigen Sie anspruchsvolle Aufgaben als erstes. Kurz vor Feierabend ist man meist erschöpft und nur noch wenig leistungsfähig. Überlegen Sie daher in der letzten halben Stunde, was Sie morgen anpacken wollen und erledigen Routine-Aufgaben, wie zum Beispiel Aufräumen oder Formulare ausfüllen.

Tipp 2: Bei den Aufgaben Prioritäten setzen

38 Prozent der Beschäftigten klagten in der Studie darüber, dass während des Arbeitens häufig neue Aufgaben hinzukämen und sich Prioritäten verschieben würden. Deshalb: Wenn Sie ein anspruchsvolle Aufgaben zu bewältigen haben, auf die Sie sich eine Zeit lang konzentrieren müssen, legen Sie bestimmte Zeiten fest, zu denen Sie Ihre Mails abrufen – beispielsweise einmal morgens, einmal vormittags, einmal nachmittags, einmal vor Feierabend. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht permanent gestört werden und Ihre Aufgaben schnell und qualitativ hochwertig zu Ende bringen. Wenn Kollegen Sie unterbrechen, sagen Sie ruhig – in sachlichem Ton –, dass Sie jetzt beschäftigt sind. Bieten Sie an, später auf denjenigen zuzukommen.

Tipp 3: Pause machen

Gerade zur Mittagszeit sinkt die Leistungskurve stark ab. Deshalb sollten Sie sich hier eine Pause gönnen und etwas essen. Vor dem Computer ein Brötchen zu verschlingen, ist nicht nur ungesund, sondern auch ineffektiv. Zu dieser Zeit sind Sie ohnehin nur begrenzt leistungsfähig. Daher ist es besser, sich kurzzeitig zu erholen, um dann wieder mit voller Power bei der Sache zu sein. Verlassen Sie das Büro, gehen Sie an die frische Luft oder mit Kollegen in die Kantine, bewegen Sie sich und tauschen Sie sich aus. Sie werden sehen: Nach der Pause arbeitet es sich wieder viel leichter!

Aufgaben

Die ständige Erreichbarkeit belastet das Privatleben vieler Erwerbstätiger. (Bild: Lupo / pixelio.de)

Tipp 4: Nach der Arbeit abschalten!

Wenn Sie in den wohlverdienten Feierabend gehen, schalten Sie das Firmenhandy ab und checken Sie nicht mehr Ihre E-Mails. Nur so sind Sie in der Lage, sich gut zu erholen und am nächsten Tag oder nach dem Urlaub wieder motiviert durchzustarten. Auch Firmen wie die Thomas Krenn AG im bayerischen Freyung haben das mittlerweile erkannt: Der Serverhersteller sperrt zwischen 19 und sechs Uhr den E-Mail-Zugriff für seine Mitarbeiter. Das Argument: Nur wer sich in der Freizeit erholt, kann auch effektiv arbeiten. Gleiches gilt natürlich für Wochenenden, Urlaub und Feiertage.

Wenn Sie diese vier Tipps konsequent berücksichtigen, werden Sie merken, dass Sie nicht nur schneller und effizienter arbeiten, sondern auch ausgeruhter sind und weniger Stress haben. Die Zahl der Überstunden wird sich hoffentlich reduzieren, weil Sie Ihre Aufgaben in kürzerer Zeit konzentriert bewältigen.

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