Events gehören mittlerweile als Marketinginstrument für Unternehmen zum guten Ton. In lockerem Rahmen oder unter dem Spalier themenbezogener Vorträge finden Produktpräsentationen, die Vorstellung von Dienstleistungen und Netzwerktreffen statt. Damit hierbei ein konstruktiver Austausch stattfinden kann, ist bei der Planung vorab einiges zu beachten.
Wie bei jeder anderen Marketing-Maßnahme auch sollten zunächst die Ziele geklärt werden, die durch das Event erreicht werden sollen. Nur wer weiß, wohin er steuern möchte, findet auch den richtigen Weg. Die anvisierten Ziele sollten dabei realistisch und messbar sein. Auch die Definition der Zielgruppe zählt dazu.
Zielgruppe definieren
Was nützt es schließlich, wenn eine Veranstaltung zwar gut besucht wird, aber von den Falschen? Damit die Botschaft ankommt, sollte die Kommunikation auf diejenigen ausgerichtet sein, die auch tatsächlich erreicht werden sollen. Bereits im Namen der Veranstaltung ist es möglich, eine zielgruppengerechte Botschaft unterzubringen.
Dieselbe Sorgfalt gilt bei der Zusammenstellung des Programms, also beispielsweise bei der Wahl der Referenten und etwaigen Vortragsthemen. Eine Zielgruppe sollte allerdings nicht nur benannt werden können. Es ist wichtig, dass sich alle Beteiligten im Vorfeld über die Charakteristika der Zielgruppe informieren und ein funktionierender Austausch im Unternehmen stattfindet.
Beziehungen aufbauen
Das Event bildet den Nährboden für das Verkaufsgespräch. Es schafft den emotionalen Rahmen, um auch auf persönlicher Ebene in Kontakt zu kommen. Und Beziehungspflege ist schließlich im Verkauf das A und O – zumindest dann, wenn auf eine langfristige Zusammenarbeit abgezielt wird.
Um hier möglichst effizient arbeiten zu können, ist es notwendig, Mitarbeiter nicht durch organisatorische Tätigkeiten während der Veranstaltung zu binden, die gut auch von externen Dienstleistern übernommen werden kann. So hat es sich bewährt, bei Events mit professionellen Promotion-Agenturen zusammen zu arbeiten.
Event-Personal briefen
Das Promotion-Personal übernimmt dabei Service-Aufgaben wie die Versorgung mit Getränken und Schnittchen während der Pausen. Mit einem entsprechenden Briefing können die Hostessen jedoch auch inhaltlich punkten, indem sie zum Beispiel an einem Infostand allgemeine Informationen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung verteilen.
Es empfiehlt sich, die Planung in die Hände eines Projektteams zu legen, um vorhandene Ressourcen zu bündeln und eine Anlaufstelle für alle Abteilungen im Unternehmen zu haben, von der aus die Event-Kommunikation gesteuert wird. Nach der Veranstaltung fängt die eigentliche Arbeit an. Beziehungspflege zu den Kunden ist schließlich ein langfristiges Projekt.
