Am eigenen Schreibtisch gelten die eigenen Gesetze. Doch gerade dann, wenn sie sich in der eigenen Hand befinden, sollten Sie sich genügend Zeit lassen und Gedanken machen: Wie können Sie Ihr Büro wirklich ordentlich halten? Der Leitspruch sollte dabei nicht lauten, dass Genies auch das Chaos beherrschen. Denn zum einen haben nicht nur die Kolleginnen und Kollegen ebenfalls mit der Unordentlichkeit der Einzelperson zu kämpfen: Viele sind der Meinung, dass die Ordnung und die Produktivität einer Person unmittelbar zusammenhängen. Mit diesen Tipps schaffen Sie es erstens, Ihr Büro ordentlich zu halten, und zweitens sogar die Zusammenarbeit mit anderen zu verbessern.
Büro ordentlich halten: Feste Plätze und Strukturen
Das Büro ist nicht nur das Arbeitsumfeld, in dem wir oftmals sowohl produktiv als auch kreativ arbeiten sollen: Wir verbringen häufig mehr als acht Stunden am Tag darin, wir sollen uns darin wohlfühlen und nicht selten finden darin auch Kundentermine statt. Wenn die Büroräume einen guten Eindruck machen sollen, hängt vieles an der Einrichtung. Insofern bieten sich – je nach Geschmack und Raumgröße und -schnitt – optisch ansprechende, platzschaffende und frei kombinierbare Büroschränke als Ideallösung an. Dabei ist es wichtig, den Raum an sich bei der Einrichtung zu berücksichtigen:
- Kleine Räume wirken größer, wenn Schränke und Regale verhältnismäßig schmal sind.
- Helle Möbel lassen kleine Räume größer wirken.
- Setzen Sie Farbakzente – es muss nicht nur weiß oder braun sein.
- Verwenden Sie Vitrinen nur dann, wenn Sie etwas auffällig positionieren möchten.
Der wohl größte Vorteil von sorgfältig ausgewählter Büroeinrichtung ist jedoch der, dass etwas unsichtbar wird: Wenn Sie Ihr Büro ordentlich halten wollen, sollte alles seinen fest angestammten Platz haben. Das gilt für Unterlagen und Ordner genauso wie für den weiteren Bürobedarf, einschließlich des Druckerpapiers und Briefumschläge wie auch Tacker, Locher und Notizzettel. Um langfristig erfolgreich dabei zu sein, das Büro ordentlich zu halten, muss letztlich überall Ordnung herrschen, also auch in den Schränken, am Schreibtisch und auf der Festplatte Ihrer Arbeitsgeräte.
So wird Ihr Schreibtisch ordentlich
Es geht natürlich nicht nur um die allgemeine Büroeinrichtung: In einem nächsten Schritt muss gerade der Schreibtisch aufgeräumt sein. Dabei lohnt es sich, einige Grundregeln für sich selbst aufzustellen. Auf diese Weise machen Sie es sich erheblich leichter, wenn Sie das Büro ordentlich halten wollen.
- Führen Sie logisch nachvollziehbare Verzeichnisse für Dateien und Unterlagen.
- Behalten Sie nur diejenigen Dokumente auf dem Tisch, die Sie für das aktuelle Projekt benötigen.
- Verstauen Sie Arbeitsmittel und Unterlagen, die Sie nicht täglich brauchen, in Schränken, Schubladen, Regalen und Ablagen.
- Stellen Sie sich nur Pflanzen in das Büro, wenn die Pflege Ihnen nicht zu viel wird; also gießen und trimmen, gegebenenfalls entstauben und düngen.
- Vermeiden Sie Glasränder oder Kaffeeflecken, auf dem Tisch wie auch auf Ihren Unterlagen.
- Gönnen Sie sich die kurze Abwechslung am Tag und essen Sie nicht am Arbeitsplatz nebenbei: Nehmen Sie sich gezielt Zeit für Mittagessen und Snacks und verlassen Sie dazu Ihren Schreibtisch.
- Stellen Sie sich spätestens zum Feierabend die Frage: Ist der Schreibtisch für andere vorzeigbar? Oder wäre es Ihnen lieber, wenn er gar nicht mit Ihnen in Verbindung gebracht würde? Reagieren Sie entsprechend – so achten Sie noch einmal viel genauer darauf, Ihren Arbeitsplatz ordentlich zu halten.
Letztendlich ist es auch das, was die Kolleginnen und Kollegen immer sehen können: Ob Sie Ihr Büro ordentlich halten oder eben nicht. Dementsprechend beeinflusst der Schreibtisch auch das Bild der Mitarbeitenden unter einander. So gelten unordentliche Mitarbeiter viel schneller als chaotisch oder sogar unzuverlässig.
Fächersysteme halten nicht nur Ihren Schreibtisch in Ordnung
Innerhalb einer Firma ist es oft nicht nur der eigene Schreibtisch, über den die Dokumente wandern. Insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeitende an bestimmten Unterlagen arbeiten und diese weiterreichen, wird klar: Ohne System geht zu viel unter oder gar verloren. Für diese Fälle erweist sich bereits eine einfache Ablageschale als enorm hilfreich: Neue Dokumente werden hier abgelegt – ob sie nun von den Kollegen, der Chefetage oder von einem selbst kommen. Die einzelnen Neuzugänge können dann systematisch nach und nach abgearbeitet werden.
Wenn es in Ihrem Büro so ist, dass immer wieder Unterlagen zu einem bestimmten späteren Zeitpunkt zur Wiedervorlage kommen sollen, empfiehlt sich auch hierfür ein Fächersystem. Denkbar wäre dafür ein Fächersystem mit 31 Teilen, sodass für jeden Tag des Monats ein Fach reserviert werden kann. Ähnliche Systeme lassen sich beispielsweise auch auf Wochenbasis einrichten. Das Ergebnis: Alle Beteiligten finden schneller die gesuchten Dokumente – und die Mammutaufgabe, das Büro ordentlich zu halten, wird zum Kinderspiel.
Routine macht es leichter, das Büro ordentlich zu halten
Der Mensch ist ein Gewohnheitswesen: Wenn wir uns neue Systeme zur Ordnung aneignen wollen, funktionieren sie nur, wenn wir sie kontinuierlich anwenden. Gerade erfolgreiche Menschen folgen einer Tagesroutine und wenden gewisse Herangehensweisen an, wenn sie mit neuen Aufgaben beginnen. Das beginnt bei den ersten Dingen am Morgen, geht über die Zeitplanung, Pufferzeiten und die Mittagspause bis hin zu Telefonaten, Meetings und der Vorbereitung der Nachtruhe.
Legen Sie also nicht nur regelmäßig einen Tag ein, an dem Sie für Ordnung sorgen und entmüllen. Um das Büro ordentlich zu halten, empfiehlt sich ein Ritual zum Tagesabschluss: Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf, bevor Sie ihn verlassen. Dafür reichen bereits wenige Minuten aus. So machen Sie es sich nicht nur leichter, auch gedanklich den Tag zu beschließen. Denn am nächsten Morgen gehen Sie mit einem ganz anderen Gefühl an die Arbeit.
